いきなりですが、あなたの会社では営業事務のポジションはどうですか？
やさしい営業さんが時々、お土産を差入をしてくれますか？
それとも、雑用ばかり命令して来て文句ばかり言ってくる営業さんがいますか？
はっきりいいます！
営業事務を大切にしない会社はやめましょう！
現在、営業をしている私が言うので間違いまりません！
私自身が営業事務の方に色々フォローをしてくれたおかげで、お客様とうまく折衝ができたり感謝されたことがたくさんありました。
当然、その報告をして共に喜びも分かち合うこともできました。
今回はそんな営業事務のはなしです。
もし自分がいまの営業事務を続けていくことに自信が無くしたり、迷いがあるのなら、一度ゆっくり考えてみましょう。
また、これから就職で営業事務職に就く方はどんな職場か理解ができるかと思います。
悪いイメージばかりではないですから。
目次
営業事務とは
営業事務の仕事は大きく分けて、営業のサポートに関連する業務、顧客の対応に関連する業務の2つ。
具体的にはどのような業務に取り組んでいるのか、おもな業務を下記にいくつか挙げてみました。
【営業サポート】
- 担当営業のスケジュールチェック
- 部署内の情報共有
- 顧客情報などのデータ入力
- 業務フローの改善提案
- 見積書、請求書、プレゼン資料などの作成
- 商品の在庫や納期の管理
【顧客対応】
- 来客応対
- 問い合わせ、クレームの対応
- 商品の受発注
- 各種書類、資料の発送
営業事務と一般事務はいくつか共通する業務があるため混同されがちですが、大きな違いは営業事務は営業や顧客のアクションに合わせて臨機応変に対応するという特徴があります。
部門を限定せずに幅広い業務に携わる一般事務とは異なり、営業事務は売上に繋げるための業務を担う存在になります。
営業事務の仕事の大変さとは？
1.営業を頑張っても給料が増えない
営業事務は、事務仕事と合わせて営業職のような仕事も行います。
直接顔を合わせる営業職とは違い、営業事務は電話での営業となります。
そのため、なかなか成約に結びつかないことも多く、やる気も低下してしまいます。
また、営業事務は固定給というところが多く、営業職のように契約件数がボーナスや給料に反映されることが少ないです。
どんなに頑張って営業をしても、それが給料に反映されないとなると、モチベーションを保つのは難しいでしょう。
2.営業代理を行うことも多い
事務と名の付く仕事ですから、やはり事務系の仕事をすると思ってこの仕事を選んだ人が多いでしょう。
しかし、営業事務は営業代理の仕事を行うことが多いです。
外出している営業マンの代理として、クライアントとのやり取りをすることも少なくありません。
営業は苦手だったり、事務職は外部とあまり関わらないからという理由で営業事務の仕事を選んだ人は、イメージとの違いに続けていくのが困難となる可能性が高いでしょう。
3.営業マンとの相性によっては仕事がつらくなる
営業事務の仕事は、会社全体のサポートを行う以外に、特定の営業マンの専属として働くという形があります。
つまり、営業マンの秘書的な役割を担います。
この時、重要となるのは営業マンとの相性です。
考え方や方針、性格が合わない、うまくコミュニケーションが取れないといった悩みが出てくると、仕事は一気にやりづらくなります。
会社そのものに不満はなくとも、共に仕事を行う営業マンとの相性が悪くては、仕事を続けていくことも大変でしょう。
4.高いパソコンスキルやデータ分析力が必要
営業事務の主な仕事は、営業のサポートです。
売り上げデータの入力だけでなく、営業ツールや資料の作成を任されることもあります。
一般事務に比べると、求められるスキルは高いでしょう。
また、顧客層や購買商品などのデータを分析して、次の営業活動につなげていく力も必要とされます。
しかし、これだけスキルが求められる仕事なのに、給料は一般事務とあまり変わりません。
これでは、苦労して営業事務をしている意味がないですよね。
5.営業マンの代わりにクレーム対応をすることも
会社には、営業マンに対するクレームももちろんあるでしょう。
クレームの電話を受けた際に担当の営業マンが席を外していれば、営業事務が代わりに対応しなければなりません。
他のクライアントとの打ち合わせなどで外出していることもよくありますから、その分クレーム対応をする機会も多くなるでしょう。
自分自身へのクレームでなくても、やはりストレスが溜まりますし、営業マンに対しての不信感を持ってしまったりもするでしょう。
営業事務のやりがい＆メリット
営業事務の仕事で充実感や達成感を感じる場面はどのようなものでしょうか？
モチベーションを維持しながら続けられるのには以下のような理由があるようです。
- 営業と顧客に感謝される
- パソコンスキルが身に付く
- 売上目標の達成に貢献できる
- 経験を積むことでキャリアチェンジしやすい
まず、営業と顧客の両方と関わる仕事なので、感謝される場面が比較的多いのは魅力の1つ。
人から感謝されることが仕事のエネルギーになる人にとっては、とてもやりがいのある仕事ではないでしょうか。
サポートという役割をしながら、数字という目に見えた形で成果を感じられるのも、営業事務の仕事ならでは。
どうすればもっと貢献できるのかという視点を持ちやすく、業務改善についての意欲も湧きやすいでしょう。
身に付けたパソコンスキルや営業事務の経験がキャリアチェンジに役立つことも、長い目で見ると大きなメリット。
営業事務を経験後、営業、マーケティング、秘書などに転職する人もいるようです。
営業事務で身につく能力
営業事務をするのにあたって求められる力をいくつか挙げてみました。
- パソコンスキル
- ビジネスマナー
- 相手に配慮する対応力
- コミュニケーション能力
- 臨機応変に対応する力
数字やデータを扱う業務、書類作成業務が中心になるため、Excel、Word、Powerpointなどのオフィスソフトが使えることが基本です。
業務をこなすうちに自然とパソコンスキルが身に付くとも言えるでしょう。
また、社内外問わず状況に応じた適切な対応が求められるため、ビジネスマナーやコミュニケーション能力が必要になります。
営業と顧客、相手がどちらの場合でも、齟齬が生じないよう丁寧なやりとりをすることが重視されるでしょう。
前の項目でも少し触れましたが、フレキシブルに対応する場面が多い仕事でもあるため、相手の立場で物事を考えられることも大切。
細かいことによく気付く、周囲への配慮を欠かさない、という資質も営業事務には必要になります。
元営業事務職が活躍できる職種は？
営業事務の仕事がつらくて辞めたいと考えている人のために、おすすめの転職先をまとめました。
面接でのアピールポイントも合わせてご紹介します。
1.営業職への転職！電話で鍛えた度胸やセールストークを武器に
電話でのやり取りではありますが、営業職と同じような仕事は行ってきたはずです。
そのため、あえて営業職に転職してみるのも一つの方法です。
営業職は対面での営業なので厳密には違いますが、電話営業で鍛えられた度胸やセールストークは武器になります。
また、事務職の固定給と違って、頑張った分が給料やボーナスに反映されることも多いです。
ですから、やる気もモチベーションも保って仕事ができるでしょう。
2.パソコンスキルを活かしてストレスの少ない一般事務へ
パソコンスキルやデータ分析力を活かすのであれば、一般事務への転職がおすすめです。
基本的な仕事はそのままですが、営業マンの代理といったサポート業務がなくなります。
その分ストレスも仕事量も減りますから、負担は確実に軽くなるでしょう。
3.コミュニケーション能力を活かして接客業へ
パソコンを使った仕事よりも、電話営業など人と関わることが得意だという人は、接客業もおすすめです。
電話営業や、クライアントとのやり取りで得たコミュニケーション力があれば、接客も上手にできるでしょう。
全く異業種への転職とはなりますが、営業事務で鍛えられたコミュニケーション能力を発揮するには持って来いの業種です。
4.同じ営業事務へ転職するなら情報収集を忘れずに
営業事務と言っても、すべての会社が同じ仕事内容というわけではありません。
会社によっては今よりも働きやすかったり、違うスキルを求められたりします。
営業事務そのものが嫌なわけでなければ、他の会社の求人を一度見てみてはいかがでしょうか。
今よりも条件や環境が良ければ、同じ営業事務でも働き続けることができるでしょう。
その際には、求人情報をしっかりチェックし、その会社の営業事務の仕事内容をきちんと把握してから動き出すようにしましょう。
面接では何をアピールするべきか
営業事務を行っていた人は、コミュニケーション力とパソコンスキルの両方を兼ねそろえています。
この両方のスキルを持っているというのは、どの仕事においても重宝されるはずです。
たとえば、事務系の仕事であっても社内外の人と関わることはあり、印象の良さやコミュニケーション力は必要となります。
逆に接客業であってもパソコンを利用することがあり、ネット社会となっている現代ではさらに機会が増えてくるでしょう。
大変な営業事務であるからこそ得た総合力は、どこに行っても通用するはずです。
このことをアピールできれば、採用される可能性はぐっと高まるでしょう。
まとめ
営業事務に勤めていることにまだ迷いがある人は、何かヒントなりましたか？
世間の常識と今の勤め先の常識とずれている会社は考え直したほうが良いかもしれません。
しかし、ここで紹介した「営業事務で身につく能力」を読み返して自分に少しでもプラスになると思ったら、お給料もらってスキルアップできる会社を利用するぐらいの気持ちでいれば良いのではないでしょうか。
最後にスキルアップとは自分を会社からの評価を高めることだけではなく、いつでも次のステップアップができる能力を身につけることです。
